Skip to Content
Покупатели и поставщикиОтправка документов

Отправка документов

Отправка документа по почте

Вы можете высылать контрагентам счета, договоры и другие документы прямо из МоегоСклада. Шаблоны документов можно настроить по собственному усмотрению.

Рассмотрим отправку документа на примере счета покупателю:

  1. Зайдите в раздел Продажи → Счета покупателям.

  2. Нажмите на счет — откроется карточка документа.

  3. Вверху нажмите на кнопку Отправить и выберите нужный шаблон в выпадающем списке.Chrome trNHJnB

  4. Введите электронный адрес контрагента.

  5. При желании измените тему письма и сообщение.

  6. Выберите, хотите ли вы отправить ссылку на документ или сам документ во вложении (в таком случае выберите формат — Excel или PDF).

    Обратите внимание, что вместо {link} в сообщение автоматически подставится реальная ссылка, а вместо {attachment} — реальный файл. Не изменяйте и не удаляйте слова и фигурные скобки при редактировании.

  7. Нажмите Отправить письмо. Chrome tyiZYWaI

    На отправку сообщений действуют лимиты. Для всего аккаунта — не более 100 сообщений за 5 минут и 200 сообщений за час. Для пользователя — не более 50 сообщений за 5 минут и 100 сообщений за час. На Бесплатном и Пробном тарифах — не более 5 писем в час для всего аккаунта.

Публикация документа по ссылке

Также есть возможность отправить ссылку на документ без отправки письма:

  1. В окне отправки письма нажмите Показать ссылку.

  2. Скопируйте появившуюся ссылку.

  3. Нажмите кнопку Закрыть.

  4. Вставьте скопированную ссылку в письмо или в сообщение в мессенджере.DnZLuCj

    По ссылке всегда доступна последняя версия документа — даже если вносить в него изменения после отправки.

    В выпадающем списке по кнопке Отправить напротив опубликованного документа появится отметка Отправлено. Количество опубликованных документов отображается в скобках на самой кнопке.

    Chrome DOstMxhlX

    Чтобы удалить ссылку на опубликованный документ, откройте окно отправки письма и нажмите кнопку Удалить рядом со ссылкой.

Отправка комплекта документов

При необходимости можно отправить контрагенту сразу комплект документов, связанных одной продажей: например, счет, заказ, накладную и счет-фактуру:

  1. Зайдите в карточку документа.
  2. Нажмите Отправить и выберите в выпадающем списке Комплект… Откроется окно.
  3. Проставьте флажки рядом с документами, которые необходимо добавить в комплект.
  4. Укажите нужное количество экземпляров.
  5. Нажмите на кнопку Далее.
  6. Следуйте основной инструкции, начиная с пункта 4.

Права на отправку документов

Возможность отправлять документы имеют только сотрудники, обладающие соответствующими правами. Если сотрудник не является администратором, вы можете предоставить или закрыть ему доступ к отправке документов.

Для отправки документов необходимо разрешить:

  • Отправлять почту — сотрудник сможет отправлять письма и ссылки на документы.
  • Печатать соответствующие типы документов — сотрудник сможет печатать и в том числе отправлять печатные формы для конкретных типов документов.

XiDDOUKQ

Обратный адрес

Так как письма отправляются с сервера МоегоСклада, в адресе отправителя значится no-reply@x.moysklad.ru. Но вы можете выбрать, какой адрес будет видеть получатель в поле Кому ответить — общий адрес компании или адрес сотрудника, который отправляет письмо:

  1. Пройдите в раздел Меню пользователя → Настройки → Настройки компании.
  2. В строке Обратный адрес для электронных писем выберите нужный пункт:
    • Чтобы отображался личный адрес сотрудника, выберите верхний пункт — Адрес пользователя. Адрес должен быть указан в настройках пользователя.
    • Чтобы отображался общий адрес компании, выберите нижний пункт. Впишите нужный адрес в пустое поле.

Если ни в настройках пользователя, ни в карточке сотрудника-пользователя, ни в свободном поле не указан никакой адрес, письмо не отправится.

Otpravka

Защита от попадания в спам

Если письма, отправляемые через МойСклад, не доходят до ваших адресатов или попадают в спам, проверьте почтовые настройки вашего домена. Например, если вы указали в качестве адреса отправителя адрес user@yourdomain.ru, перешлите администратору DNS домена yourdomain.ru эту инструкцию.

Чтобы ваши письма не попадали в спам, нужно настроить SPF-запись — это список серверов, которые отвечают за отправку почты с вашего домена. SPF-запись редактируется на сайте хостинг-провайдера. Зайдите в панель управления и откройте раздел редактирования DNS-зон. Далее необходимо добавить TXT-запись:

  • Если ваша зона DNS уже содержит запись SPF, то перед финальным правилом ~all или -all укажите:
    include:spf.moysklad.ru
  • Если ваша зона DNS не содержит записей SPF, укажите:
    yourdomain.ru. TXT «v=spf1 a mx include:spf.moysklad.ru ~all»

За более подробными инструкциями обратитесь к администратору вашего домена.